社会人の方でデスクワークの方はOutlookを使っている方は多いと思います。
メールは毎日チェックしますし、業務時間中にOutlookの操作に費やす時間は一定時間あるでしょう。しかしメールは業務を行う上での手段であり、メールを作成することが業務の目的ではないですよね。
本来の目的である業務へ少しでも多くの時間を費やすためにOutlook操作の効率化は必須ですが、意外にもExcelの関数は勉強していてもOutlookの勉強はしたことがないという方が結構います。
特にメールは新卒社会人の方からベテラン社員まで年齢関係なく使用しますので、Outlookの時短操作は覚えておくと一生使えます。
そこで今回は新社会人の方向けに、最低限これだけは知っておいたほうがいいOutlookのショートカットをまとめました。もちろん新入社員の方以外にも、これは知らなかった！というショートカットがあればぜひ活用してください！
Outlookを効率化するメリット
- メール操作の時間を削減できる
- 転職しても使える
メール操作の時間を削減できる
Outlookのメール作業は毎日行います。電話やチャットなど仕事上のコミュニケーションツールは様々ありますが、2019年時点、仕事で使用しているコミュニケーションツール1位はメールとの結果が出ています。
また、1日平均送信件数は11.59通、受信数は38.07通、メール1件当たりの平均作成時間は5分27秒との調査結果です。
つまり、1日のうち約1時間は毎日メールの送信に時間を費やしていることになります。
部署によってはグループアドレスが複数設定されていることもあるでしょうし、受信数でいえば毎日数百件受信されている方も多いのではないでしょうか。
- 仕事で使っているコミュニケーションツール第1位はメール
- 1日平均送信件数は11.59通
- 1日平均受信件数は38.07通
- メール1件の平均作成時間は5分27秒
引用：一般社団法人日本ビジネスメール協会
ビジネスメール実態調査2019
https://businessmail.or.jp/research/2019-result/
転職しても使える
日本の多くの企業ではメールツールにOutlookを導入しています。企業特有のソフトやシステムは汎用性がないため転職先ではイチから覚え直さなければならないリスクがありますが、メール操作は一度覚えてしまえば、部署が変わろうが転職しようが一生役立つスキルです。
Outlookの他にGmailの場合もありますが、ショートカットに関しては類似していることも多いので、汎用性が高いと言えます。
そんな便利なOutlookのショートカットですが、多くの企業で新入社員の研修では学びません。というかメールの研修自体していない企業がほとんどではないでしょうか。
せっかく簡単に覚えられて業務効率があがるショートカットがあるなら、絶対に覚えなきゃ損ですよね。
Outlookで覚えるべきショートカットキー
[Ctrl] + [N]・・・新規メール作成
新規メールを作成する時、[Ctrl] + [N]でメールが立ち上がります。
[Ctrl] + [R]・・・受信メール返信
受信したメールに返信する際は[Ctrl] + [R]で送信者のみへの返信画面が開きます。
[Ctrl] + [Shift] + [R]・・・受信メール全返信
受信したメールに全返信する際は[Ctrl] + [Shift] + [R]で全体への返信画面が開きます。
[Ctrl] + [F]・・・受信メール転送
受信したメールを転送する際は[Ctrl] + [F]で転送画面が開きます。
[Ctrl] + [Enter]・・・メール送信
[Ctrl] + [Enter]でメールが送信トレイに移動します。設定で「○○分後に送信」を設定していない場合、即時で送信されます。
代替キーとして[Alt] + [S]でも可能です。
[Ctrl] + [Space]・・・書式を統一
受信メールに返信する際、こちらと相手のメールの書式が異なる場合。[Ctrl] + [A]で本文を選択して[Ctrl] + [Space]キーで書式が統一されます。
[Ctrl] + [E]・・・検索ボックスへ移動
[Ctrl] + [E]で右上の検索ボックスへカーソルが移動します。
[Tab]・・・次の欄へカーソル移動
[Tab]キーでカーソルの位置を一つ下に移動します。
[Shift] + [Tab]
[Tab]キーで下へ下へカーソルを移動できますが、上へ移動するときは[Shift] + [Tab]で移動できます。
[Esc]
[Esc]キーでアクティブページを閉じることが出来ます。
画面右上の「×」で閉じる操作です。
まとめ
今回はOutlookで最も使うショートカットキーをご紹介しました。
単純な動作ですが、毎日繰り返し行う操作ですので是非ショートカットキーを覚えて業務の効率化を図ってください。
おすすめの書籍紹介
ショートカットキーに関する書籍は多数出版されています。
1冊手元に置いておくといつでも調べることが出来て便利です。
是非デスク周りに常備しておいてください。
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