【英語が出来ない人必見】英文メールはテンプレを使い倒せ【コピペ推奨】

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「海外と英語でメールでやり取りしないといけないけど、どうしても英文メールが苦手。」という方は多いのではないでしょうか。

今回は私が新人の頃、毎回コピペして使用していた英文の定型文をご紹介いたします。

英文メールが苦手な方は是非参考にしてみてください。

使えそうな英文があればテンプレにしてみてくださいね!

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パターンごとに分類する

英文メールは内容に合わせてパターン分けができます。

  • 感謝系
  • 謝罪系
  • 依頼系
  • その他(貿易関連)

海外営業の方など、職種によってはもっと複雑な内容のやりとりが必要ですが、まずは上記内容をうまく組み合わせて使えるようになれば簡潔な英文メールが送れるようになります。

感謝系

Thank you for your reply.
お返事ありがとうございます。

Thank you for your notice.
お知らせありがとうございます。

Well received with thanks.
受け取りました、ありがとうございます。

I appreciate your support.
ご協力いただきありがとうございました。

謝罪系

Sorry for the trouble.
ご迷惑おかけし申し訳ございません。

Sorry for confused you.
混乱させてすみません。

Apologies for the delay in my response.
遅くなってすみません。

依頼系

Please send us the INVOICE by Wednesday.
水曜日までにインボイスを送付ください。

I would appreciate your prompt reply.
すぐお返事いただけるとありがたいです。

Please let me know if you have time.
時間があるか教えてください。

I’m looking forward to your reply.
お返事お待ちしています。

その他(貿易関連)

Can we create B/L same as attached?
添付の通りにBLを作成してもいいですか?

The vessel has been delayed 2days.
すぐお返事いただけるとありがたいです。

The shipment date for PO### will be Sep 9.
PO###の出荷日は9月9日予定です。

We will dispatch shipping documents tomorrow.
船積み書類を明日発送いたします。

メールの構成

冒頭

ビジネスのメールの場合、“Dear ○○”とはじめます。

○○の箇所には”Mr./Mrs./Ms.+名前”が入ります。

名前が分からない場合は相手が男性なら”Dear Sir”、女性の場合は”Dear Madam”、性別も不明な場合は”Dear Sir/Madam”とします。

親しい間柄の相手にメールを送る場合は、日本語で○○さんというように“Dear ○○ san”とすることもあります。

本文

形式に決まりはないですが、何かをお知らせする場合は“We are pleased to inform you that ~”“It’s our pleasure to inform you that ~”とはじめます。

だらだらと書くよりは、出来るだけ完結に結論から書くようにしましょう。

一文を短くしたり、箇条書きを効果的に使うと読みやすくなります。

結び

“Sincerely,”“Yours sincerely,”、よりカジュアルさを表現するなら“Best regards,”を使います

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回は特に頻繁に使用した例文を厳選してまとめました。

上記例文をテンプレとして控えておいて、名詞部分を変えればすぐに応用して使うことができると思います。

使えるものはどんどん採用して業務の効率化を図りましょう。

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